CRM für kleine Unternehmen — ohne Ballast
CRM-Systeme, die zu Ihrem Unternehmen passen — nicht umgekehrt. Keine 200-Feature-Plattform, die Sie zu 10% nutzen. Kein Abo, das mit jedem Mitarbeiter teurer wird. Individuelle Kundenverwaltung, gebaut für Ihren Vertriebsprozess.
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Problem
Warum Standard-CRMs für kleine Unternehmen nicht funktionieren
Sie kennen die Situation. Ihr Unternehmen wächst, Excel reicht nicht mehr, also schauen Sie sich CRM-Systeme an. HubSpot. Salesforce. Pipedrive. Monday. Zoho. Sie testen drei davon, verbringen zwei Wochen mit Einrichtung und stellen fest: Keines passt.
Nicht weil die Tools schlecht wären. Sondern weil sie für einen anderen Anwendungsfall gebaut wurden. Salesforce ist für Enterprise-Vertriebsteams mit 50 Leuten und einem Sales-Operations-Manager, der das System pflegt. HubSpot will, dass du dein gesamtes Marketing, deinen Vertrieb und deinen Support auf ihrer Plattform betreibst — und berechnet dir für jeden Kontakt über 1.000 einen Aufpreis. Pipedrive ist eine Pipeline-Ansicht mit CRM drum herum — hilfreich, wenn dein Vertriebsprozess in dieses Schema passt, frustrierend, wenn nicht.
Das Grundproblem: Standard-CRMs bilden einen generischen Vertriebsprozess ab. Ihr Vertriebsprozess ist nicht generisch. Vielleicht haben Sie keine klassische Sales-Pipeline, sondern einen Empfehlungskreislauf. Vielleicht brauchen Sie keine Lead-Scores, sondern eine Übersicht, wer wann zuletzt kontaktiert wurde. Vielleicht ist Ihr „CRM“ heute eine Excel-Tabelle mit 12 Spalten — und eigentlich brauchen Sie genau diese 12 Spalten, nur ohne die Fehler, die Versionskonflikte und das manuelle Hin-und-Her.
Am Ende passiert, was in tausenden kleinen Unternehmen passiert: Das CRM wird eingeführt, drei Monate halbherzig genutzt und dann ignoriert. Das Team geht zurück zu Excel, zu Notizen im Postfach, zu dem System, das zwar ineffizient ist, aber wenigstens nicht im Weg steht.
LÖSUNG
Ein CRM, das Ihren Prozess abbildet — statt ihn zu ersetzen
Bei Emporiant bauen wir CRM-Systeme, die auf Ihren tatsächlichen Vertriebsprozess zugeschnitten sind. Keine Plattform mit 200 Features, die Sie nicht brauchen. Keine Kompromisse, weil das Tool eine andere Logik erzwingt. Keine monatlichen Kosten, die mit jedem Kontakt und jedem Nutzer steigen.
Das bedeutet konkret: Wir schauen uns an, wie Sie heute Kunden gewinnen, betreuen und nachfassen. Nicht den Idealprozess aus einem Lehrbuch — Ihren echten Ablauf. Welche Informationen brauchen Sie auf einen Blick? Welche Schritte wiederholen sich? Wo geht heute Information verloren? Wo vergisst jemand, nachzufassen, weil kein System daran erinnert?
Daraus bauen wir Ihr CRM. Mit genau den Feldern, die Sie brauchen. Mit der Ansicht, die für Sie Sinn ergibt. Mit Automatisierungen, die Ihre häufigsten Aktionen abdecken — Follow-up-Erinnerungen, Statuswechsel, automatische Aktivitätsprotokolle. Und ohne alles, was Sie nicht brauchen. Keine Marketing-Automation-Suite, die Sie nie einrichten werden. Kein Social-Media-Integration-Tab, den Sie nie öffnen. Kein Dashboard mit 14 Widgets, von denen Sie zwei verstehen.
Die Software gehört Ihnen. Kein Abo. Kein Pro-Nutzer-Pricing. Kein Vendor Lock-in. Ihre Kundendaten liegen auf Ihrer Infrastruktur — nicht auf den Servern eines US-Anbieters.
Wie es funktioniert
So bauen wir Ihr CRM
01
Vertriebsprozess-Analyse
Wir starten nicht mit Features, sondern mit Ihrem Alltag. Wie gewinnen Sie heute Kunden? Wie fassen Sie nach? Wo verwalten Sie Kontakte — Excel, E-Mail, Notizbuch, im Kopf? Was funktioniert daran und was nicht? Daraus entsteht eine Anforderungsdefinition, die auf Ihrem realen Prozess basiert — nicht auf dem, was ein CRM-Anbieter für den Standardprozess hält.
02
Design und Prototyp
Sie sehen Ihr CRM, bevor es gebaut wird. Wir entwerfen die Benutzeroberfläche — welche Ansichten gibt es, welche Felder, welche Aktionen. Ein klickbarer Prototyp, an dem Sie testen können, ob der Ablauf stimmt. Änderungen in dieser Phase kosten nichts. Sie geben Feedback auf etwas, das Sie sehen und anfassen können — nicht auf ein technisches Dokument.
03
Entwicklung und Datenmigration
Wir entwickeln Ihr CRM in kurzen Schritte — alle ein bis zwei Wochen ein funktionierendes Inkrement, das Sie mit echten Daten testen können. Ihre bestehenden Kontaktdaten — aus Excel, aus dem alten CRM, aus Ihrem E-Mail-System — werden migriert. Am Ende der Entwicklung arbeiten Sie nicht mit einem leeren System, sondern mit Ihrem vollständigen Kundenstamm.
04
Einschulung und laufende Anpassung
Ihr Team wird eingeschult — keine zweitägige Schulung mit 80 Funktionen, sondern eine fokussierte Einführung in die Abläufe, die Sie täglich nutzen. Und danach: laufende Anpassung. Ihr Vertriebsprozess verändert sich — ein neues Feld wird gebraucht, ein Workflow soll ergänzt werden, eine Ansicht soll anders aussehen. Ihr CRM wächst mit, statt Sie in eine starre Struktur zu zwingen.
Grundprinzip
Was in unserem CRM-System enthalten ist
✓ Vertriebsprozess-Analyse: Ihr realer Ablauf als Grundlage, nicht ein generisches Template
✓ Kontaktverwaltung: Die Felder und Ansichten, die Sie tatsächlich brauchen
✓ Aktivitätsprotokoll: Automatische Dokumentation von Kontakten, E-Mails, Notizen
✓ Follow-up-System: Erinnerungen und Wiedervorlagen, damit nichts durchrutscht
✓ Status-Management: Ihre Phasen, Ihre Bezeichnungen, Ihre Logik
✓ Suchfunktion und Filter: Kundenstamm sofort durchsuchbar nach jedem Kriterium
✓ Automatisierungen: Statuswechsel, Benachrichtigungen, wiederkehrende Aktionen
✓ Datenmigration: Bestehende Kontakte aus Excel, altem CRM oder anderen Quellen
✓ Desktop-App, Web-App oder beides — je nach Anforderung
✓ Quellcode-Übergabe und vollständige Dokumentation
✓ Laufender Support und Weiterentwicklung
✓ Direkter Kontakt mit dem Gründer — kein Account Manager
LÖSUNG
CRM-Alternative für kleine Unternehmen in Graz und Österreich
Kleine Unternehmen in Österreich stehen vor einem CRM-Dilemma. Die kostenlosen Versionen der großen Plattformen reichen funktional, sind aber in der Praxis ein Einstieg in ein Ökosystem, das mit jedem Feature teurer wird. Die bezahlten Versionen kosten schnell €50 bis €150 pro Nutzer und Monat — für ein Team von fünf Personen sind das €3.000 bis €9.000 im Jahr, und nach drei Jahren haben Sie €9.000 bis €27.000 ausgegeben und besitzen nichts davon.
Die Alternative ist ein CRM, das Ihnen gehört. Einmalige Entwicklungskosten. Keine laufenden Lizenzgebühren. Keine Nutzer-Limits. Keine Kontakt-Limits. Ihre Daten auf Ihrer Infrastruktur — nicht auf den Servern eines Anbieters, der morgen von einem Konzern übernommen werden und die Nutzungsbedingungen ändern kann.
Für Dienstleister, Handwerksbetriebe, Praxen, Beratungsunternehmen und kleine Agenturen in Graz und der Steiermark ist ein individuelles CRM oft die wirtschaftlichere und praktischere Lösung als ein Standard-Tool. Nicht weil individuelle Software grundsätzlich besser wäre — sondern weil ein CRM, das niemand nutzt, die teuerste Software ist, die es gibt.
Ergebnisse
„Wir mussten zusätzliche Mitarbeiter einstellen und Systeme einführen, um die Nachfrage bewältigen zu können. Die Zusammenarbeit mit Emporiant war eine der besten Marketingentscheidungen, die wir getroffen haben.“
— Inhaber eines Pflegedienstleisters · Ergebnisse ab der ersten Kampagne · €100 monatliches Werbebudget
+Personal
Neueinstellungen wegen gestiegener Nachfrage
337k
Monatliche Kampagnen-Views
10K
Generierte Interaktionen
€100
Monatliches Werbebudget
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu individuellen CRM-Systemen
Was kostet ein individuelles CRM?
Das hängt vom Umfang ab. Ein fokussiertes CRM — Kontaktverwaltung, Aktivitätsprotokoll, Follow-up-System, Suche und Filter — beginnt ab €4.000. Systeme mit mehreren Benutzerrollen, komplexerer Automatisierung, Angebotsgenerierung und Systemintegrationen liegen typischerweise zwischen €8.000 und €18.000. Im Diagnosegespräch definieren wir den Umfang gemeinsam und Sie bekommen einen verbindlichen Kostenrahmen, bevor die Entwicklung beginnt.
Ist ein individuelles CRM nicht übertrieben für ein kleines Unternehmen?
Im Gegenteil. Ein individuelles CRM ist gerade für kleine Unternehmen sinnvoll, weil es genau das kann, was Sie brauchen — nd nichts, was Sie nicht brauchen. Kein einziges überflüssiges Feature, keine einzige unnötige Komplexität. Ihr Team öffnet das Tool und sieht sofort, was relevant ist.. Die Adoptionsrate bei individuellen CRMs ist dramatisch höher als bei Standardlösungen, weil das System zum Ablauf passt, statt den Ablauf zu diktieren.
Kann ich meine bestehenden Kontakte übernehmen?
Ja. Egal ob Ihre Kundendaten in Excel, in einem bestehenden CRM, in Google Contacts oder verstreut über E-Mail-Postfächer liegen — wir migrieren Ihren gesamten Datenbestand in das neue System. Duplikate werden bereinigt, fehlende Felder identifiziert, die Datenqualität wird im Migrationsprozess verbessert, nicht nur übertragen.
Können meine Mitarbeiter das System gleichzeitig nutzen?
Ja. Ob als Web-App mit Browser-Zugriff für das gesamte Team oder als Desktop-Anwendung mit zentraler Datenbank — mehrere Nutzer können gleichzeitig arbeiten, ohne Versionskonflikte oder die Probleme, die entstehen, wenn fünf Leute dieselbe Excel-Datei bearbeiten.
Was ist mit E-Mail-Integration?
Je nach Anforderung integrieren wir E-Mail-Kommunikation direkt ins CRM — eingehende E-Mails werden automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet, ausgehende E-Mails werden protokolliert. Sie haben die vollständige Kommunikationshistorie an einem Ort, ohne zwischen Postfach und CRM hin- und herspringen zu müssen.
Was unterscheidet das von HubSpot Free oder Zoho Free?
Drei Dinge. Erstens: Keine versteckten Limits. Die kostenlosen Versionen der großen Anbieter existieren als Einstieg in ein Upsell-Modell — obald Sie eine relevante Funktion brauchen, zahlen Sie. Zweitens: Keine Datenhoheit-Probleme. Ihre Kundendaten liegen auf Ihrer Infrastruktur, nicht auf US-Servern. Drittens: Das System passt zu Ihnen. Kein Kompromiss, keine Workarounds, keine Felder, die Sie ignorieren müssen, weil Sie sie nicht ausblenden können. Das CRM bildet Ihren Prozess ab — nicht den eines generischen Sales-Funnels.
Wie lange dauert die Entwicklung?
Ein fokussiertes CRM steht typischerweise in vier bis acht Wochen. Sie sehen alle ein bis zwei Wochen den aktuellen Stand und arbeiten ab der zweiten Iteration mit echten Kundendaten. Am Ende der Entwicklung ist das System nicht nur fertig — es ist bereits von Ihrem Team getestet und in den Alltag integriert.
Nächster Schritt
Finden Sie heraus, ob ein individuelles
CRM für Ihr Unternehmen die bessere Lösung ist.
Ein 30-minütiges Diagnosegespräch. Wir schauen uns Ihren Vertriebsprozess an, identifizieren, warum Ihr aktuelles System nicht funktioniert, und zeigen Ihnen, wie ein CRM aussieht, das Ihr Team tatsächlich nutzt.
✓ Antwort innerhalb von 24 Stunden · ✓ Direkter Kontakt mit Anto · ✓ Kein externes Vertriebsteam