CRM für kleine Unternehmen — ohne Ballast
CRM-Systeme, die zu deinem Unternehmen passen — nicht umgekehrt. Keine 200-Feature-Plattform, die du zu 10% nutzt. Kein Abo, das mit jedem Mitarbeiter teurer wird. Individuelle Kundenverwaltung, gebaut für deinen Vertriebsprozess.
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digitalem Marketing.
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Keine Account Manager. Keine ausgelagerte Strategie.
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Strategie, Kreation, Produktion und
Meta-Werbung — alles in einem System.
Problem
Warum Standard-CRMs für kleine Unternehmen nicht funktionieren
Du kennst die Situation. Dein Unternehmen wächst, Excel reicht nicht mehr, also schaust du dir CRM-Systeme an. HubSpot. Salesforce. Pipedrive. Monday. Zoho. Du testest drei davon, verbringst zwei Wochen mit Einrichtung und stellst fest: Keines passt.
Nicht weil die Tools schlecht wären. Sondern weil sie für einen anderen Anwendungsfall gebaut wurden. Salesforce ist für Enterprise-Vertriebsteams mit 50 Leuten und einem Sales-Operations-Manager, der das System pflegt. HubSpot will, dass du dein gesamtes Marketing, deinen Vertrieb und deinen Support auf ihrer Plattform betreibst — und berechnet dir für jeden Kontakt über 1.000 einen Aufpreis. Pipedrive ist eine Pipeline-Ansicht mit CRM drum herum — hilfreich, wenn dein Vertriebsprozess in dieses Schema passt, frustrierend, wenn nicht.
Das Grundproblem: Standard-CRMs bilden einen generischen Vertriebsprozess ab. Dein Vertriebsprozess ist nicht generisch. Vielleicht hast du keine klassische Sales-Pipeline, sondern einen Empfehlungskreislauf. Vielleicht brauchst du keine Lead-Scores, sondern eine Übersicht, wer wann zuletzt kontaktiert wurde. Vielleicht ist dein „CRM“ heute eine Excel-Tabelle mit 12 Spalten — und eigentlich brauchst du genau diese 12 Spalten, nur ohne die Fehler, die Versionskonflikte und das manuelle Hin-und-Her.
Am Ende passiert, was in tausenden kleinen Unternehmen passiert: Das CRM wird eingeführt, drei Monate halbherzig genutzt und dann ignoriert. Das Team geht zurück zu Excel, zu Notizen im Postfach, zu dem System, das zwar ineffizient ist, aber wenigstens nicht im Weg steht.
LÖSUNG
Ein CRM, das deinen Prozess abbildet — statt ihn zu ersetzen
Bei Emporiant bauen wir CRM-Systeme, die auf deinen tatsächlichen Vertriebsprozess zugeschnitten sind. Keine Plattform mit 200 Features, die du nicht brauchst. Keine Kompromisse, weil das Tool eine andere Logik erzwingt. Keine monatlichen Kosten, die mit jedem Kontakt und jedem Nutzer steigen.
Das bedeutet konkret: Wir schauen uns an, wie du heute Kunden gewinnst, betreust und nachfasst. Nicht den Idealprozess aus einem Lehrbuch — deinen echten Ablauf. Welche Informationen brauchst du auf einen Blick? Welche Schritte wiederholen sich? Wo geht heute Information verloren? Wo vergisst jemand, nachzufassen, weil kein System daran erinnert?
Daraus bauen wir dein CRM. Mit genau den Feldern, die du brauchst. Mit der Ansicht, die für dich Sinn ergibt. Mit Automatisierungen, die deine häufigsten Aktionen abdecken — Follow-up-Erinnerungen, Statuswechsel, automatische Aktivitätsprotokolle. Und ohne alles, was du nicht brauchst. Keine Marketing-Automation-Suite, die du nie einrichten wirst. Kein Social-Media-Integration-Tab, den du nie öffnest. Kein Dashboard mit 14 Widgets, von denen du zwei verstehst.
Die Software gehört dir. Kein Abo. Kein Pro-Nutzer-Pricing. Kein Vendor Lock-in. Deine Kundendaten liegen auf deiner Infrastruktur — nicht auf den Servern eines US-Anbieters.
Wie es funktioniert
So bauen wir dein CRM
01
Vertriebsprozess-Analyse
Wir starten nicht mit Features, sondern mit deinem Alltag. Wie gewinnst du heute Kunden? Wie fasst du nach? Wo verwaltest du Kontakte — Excel, E-Mail, Notizbuch, im Kopf? Was funktioniert daran und was nicht? Daraus entsteht eine Anforderungsdefinition, die auf deinem realen Prozess basiert — nicht auf dem, was ein CRM-Anbieter für den Standardprozess hält.
02
Design und Prototyp
Du siehst dein CRM, bevor es gebaut wird. Wir entwerfen die Benutzeroberfläche — welche Ansichten gibt es, welche Felder, welche Aktionen. Ein klickbarer Prototyp, an dem du testen kannst, ob der Ablauf stimmt. Änderungen in dieser Phase kosten nichts. Du gibst Feedback auf etwas, das du sehen und anfassen kannst — nicht auf ein technisches Dokument.
03
Entwicklung und Datenmigration
Wir entwickeln dein CRM in kurzen Zyklen — alle ein bis zwei Wochen ein funktionierendes Inkrement, das du mit echten Daten testen kannst. Deine bestehenden Kontaktdaten — aus Excel, aus dem alten CRM, aus deinem E-Mail-System — werden migriert. Am Ende der Entwicklung arbeitest du nicht mit einem leeren System, sondern mit deinem vollständigen Kundenstamm.
04
Einschulung und laufende Anpassung
Dein Team wird eingeschult — keine zweitägige Schulung mit 80 Funktionen, sondern eine fokussierte Einführung in die Abläufe, die ihr täglich nutzt. Und danach: laufende Anpassung. Dein Vertriebsprozess verändert sich — ein neues Feld wird gebraucht, ein Workflow soll ergänzt werden, eine Ansicht soll anders aussehen. Dein CRM wächst mit, statt dich in eine starre Struktur zu zwingen.
Grundprinzip
Was in unserem CRM-System enthalten ist
✓ Vertriebsprozess-Analyse: Dein realer Ablauf als Grundlage, nicht ein generisches Template
✓ Kontaktverwaltung: Die Felder und Ansichten, die du tatsächlich brauchst
✓ Aktivitätsprotokoll: Automatische Dokumentation von Kontakten, E-Mails, Notizen
✓ Follow-up-System: Erinnerungen und Wiedervorlagen, damit nichts durchrutscht
✓ Status-Management: Deine Phasen, deine Bezeichnungen, deine Logik
✓ Suchfunktion und Filter: Kundenstamm sofort durchsuchbar nach jedem Kriterium
✓ Automatisierungen: Statuswechsel, Benachrichtigungen, wiederkehrende Aktionen
✓ Datenmigration: Bestehende Kontakte aus Excel, altem CRM oder anderen Quellen
✓ Desktop-App, Web-App oder beides — je nach Anforderung
✓ Quellcode-Übergabe und vollständige Dokumentation
✓ Laufender Support und Weiterentwicklung
✓ Direkter Kontakt mit dem Gründer — kein Account Manager
LÖSUNG
CRM-Alternative für kleine Unternehmen in Graz und Österreich
Kleine Unternehmen in Österreich stehen vor einem CRM-Dilemma. Die kostenlosen Versionen der großen Plattformen reichen funktional, sind aber in der Praxis ein Einstieg in ein Ökosystem, das mit jedem Feature teurer wird. Die bezahlten Versionen kosten schnell €50 bis €150 pro Nutzer und Monat — für ein Team von fünf Personen sind das €3.000 bis €9.000 im Jahr, und nach drei Jahren hast du €9.000 bis €27.000 ausgegeben und besitzt nichts davon.
Die Alternative ist ein CRM, das dir gehört. Einmalige Entwicklungskosten. Keine laufenden Lizenzgebühren. Keine Nutzer-Limits. Keine Kontakt-Limits. Deine Daten auf deiner Infrastruktur — nicht auf den Servern eines Anbieters, der morgen von einem Konzern übernommen werden und die Nutzungsbedingungen ändern kann.
Für Dienstleister, Handwerksbetriebe, Praxen, Beratungsunternehmen und kleine Agenturen in Graz und der Steiermark ist ein individuelles CRM oft die wirtschaftlichere und praktischere Lösung als ein Standard-Tool. Nicht weil individuelle Software grundsätzlich besser wäre — sondern weil ein CRM, das niemand nutzt, die teuerste Software ist, die es gibt.
Ergebnisse
„Wir mussten zusätzliche Mitarbeiter einstellen und Systeme einführen, um die Nachfrage bewältigen zu können. Die Zusammenarbeit mit Emporiant war eine der besten Marketingentscheidungen, die wir getroffen haben.“
— Inhaber eines Pflegedienstleisters · Ergebnisse ab der ersten Kampagne · €100 monatliches Werbebudget
+Personal
Neueinstellungen wegen gestiegener Nachfrage
337k
Monatliche Kampagnen-Views
10K
Generierte Interaktionen
€100
Monatliches Werbebudget
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu individuellen CRM-Systemen
Was kostet ein individuelles CRM?
Das hängt vom Umfang ab. Ein fokussiertes CRM — Kontaktverwaltung, Aktivitätsprotokoll, Follow-up-System, Suche und Filter — beginnt ab €4.000. Systeme mit mehreren Benutzerrollen, komplexerer Automatisierung, Angebotsgenerierung und Systemintegrationen liegen typischerweise zwischen €8.000 und €18.000. Im Diagnosegespräch definieren wir den Umfang gemeinsam und du bekommst einen verbindlichen Kostenrahmen, bevor die Entwicklung beginnt.
Ist ein individuelles CRM nicht übertrieben für ein kleines Unternehmen?
Im Gegenteil. Ein individuelles CRM ist gerade für kleine Unternehmen sinnvoll, weil es genau das kann, was du brauchst — und nichts, was du nicht brauchst. Kein einziges überflüssiges Feature, keine einzige unnötige Komplexität. Dein Team öffnet das Tool und sieht sofort, was relevant ist. Die Adoptionsrate bei individuellen CRMs ist dramatisch höher als bei Standardlösungen, weil das System zum Ablauf passt, statt den Ablauf zu diktieren.
Kann ich meine bestehenden Kontakte übernehmen?
Ja. Egal ob deine Kundendaten in Excel, in einem bestehenden CRM, in Google Contacts oder verstreut über E-Mail-Postfächer liegen — wir migrieren deinen gesamten Datenbestand in das neue System. Duplikate werden bereinigt, fehlende Felder identifiziert, die Datenqualität wird im Migrationsprozess verbessert, nicht nur übertragen.
Können meine Mitarbeiter das System gleichzeitig nutzen?
Ja. Ob als Web-App mit Browser-Zugriff für das gesamte Team oder als Desktop-Anwendung mit zentraler Datenbank — mehrere Nutzer können gleichzeitig arbeiten, ohne Versionskonflikte oder die Probleme, die entstehen, wenn fünf Leute dieselbe Excel-Datei bearbeiten.
Was ist mit E-Mail-Integration?
Je nach Anforderung integrieren wir E-Mail-Kommunikation direkt ins CRM — eingehende E-Mails werden automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet, ausgehende E-Mails werden protokolliert. Du hast die vollständige Kommunikationshistorie an einem Ort, ohne zwischen Postfach und CRM hin- und herspringen zu müssen.
Was unterscheidet das von HubSpot Free oder Zoho Free?
Drei Dinge. Erstens: Keine versteckten Limits. Die kostenlosen Versionen der großen Anbieter existieren als Einstieg in ein Upsell-Modell — sobald du eine relevante Funktion brauchst, zahlst du. Zweitens: Keine Datenhoheit-Probleme. Deine Kundendaten liegen auf deiner Infrastruktur, nicht auf US-Servern. Drittens: Das System passt zu dir. Kein Kompromiss, keine Workarounds, keine Felder, die du ignorieren musst, weil du sie nicht ausblenden kannst. Das CRM bildet deinen Prozess ab — nicht den eines generischen Sales-Funnels.
Wie lange dauert die Entwicklung?
Ein fokussiertes CRM steht typischerweise in vier bis acht Wochen. Du siehst alle ein bis zwei Wochen den aktuellen Stand und arbeitest ab der zweiten Iteration mit echten Kundendaten. Am Ende der Entwicklung ist das System nicht nur fertig — es ist bereits von deinem Team getestet und in den Alltag integriert.
Nächster Schritt
Finde heraus, ob ein individuelles CRM
für dein Unternehmen die bessere Lösung ist
Ein 30-minütiges Diagnosegespräch. Wir schauen uns deinen Vertriebsprozess an, identifizieren, warum dein aktuelles System nicht funktioniert, und zeigen dir, wie ein CRM aussieht, das dein Team tatsächlich nutzt.
✓ Antwort innerhalb von 24 Stunden · ✓ Direkter Kontakt mit Anto · ✓ Kein externes Vertriebsteam